Criar uma folha de ponto no Excel pode ser uma facilidade a mais para qualquer empresa. Desse modo, é possível automatizar uma função manual, o que ajuda a diminuir a chance de erro e agiliza os processos diários.
Portanto, para facilitar nessa tarefa, preparamos esta publicação especial. Hoje, então, você vai aprender como fazer controle de ponto no Excel! Leia!
O que é o controle de ponto
Controle de ponto é um documento em que são registradas as entradas e saídas dos funcionários. Ela serve fundamentalmente como proteção tanto para a empresa quanto para o colaborador em casos de processos, por exemplo.
Ao final do mês, é de praxe que seja entregue ao funcionário o documento preenchido com as informações de suas entradas e saídas. É o chamado espelho da folha de ponto. O funcionário, então, deverá assinar, registrando que viu e concorda com o registrado.
Você sabe o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) sobre a folha de ponto? De acordo com a legislação atual, todas as empresas que possuem mais de 20 funcionários devem ter um registro de entrada e saída destes colaboradores.
Isso pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. Dessa forma, portanto, a folha de ponto no Excel se torna uma opção rápida, prática e segura para quem deseja se adequar à legislação vigente.
Como fazer folha de ponto no Excel
Bom, agora que você já viu o que significa o controle de ponto e em que casos ele é obrigatório, é hora de ir para a parte prática. Então, como começar a fazer a folha de ponto no Excel? O que é necessário?
Antes de mais nada, vamos começar criando a sua própria planilha, com os dados dos seus colaboradores. Para isso, você pode montar de acordo com o passo a passo descrito abaixo:
1. Comece montando a folha de ponto no Excel
Primeiramente, é indicado montar uma tabela como a da imagem abaixo. Veja que, nela, separamos alguns detalhes em particular, como os horários de saída, chegada e almoço.
Assim, você deverá deixar um espaço para o nome do colaborador, para preencher os dias da semana, locais para registrar a entrada e a saída e, também, para inserir a quantidade de horas trabalhadas no dia. Faça isso para todos os dias do mês.
2. Automatizando o cálculo de horas trabalhadas
Agora que o básico já está feito, é hora de avançar para o segundo momento da folha de ponto no Excel. Então, vamos começar a automatizar alguns cálculos, para evitar o excesso de trabalho manual.
Por isso, veja como é simples somar o total de horas trabalhadas em um mesmo dia. Basta somar os dois turnos (antes e depois do almoço), como abaixo:
Note, portanto, que a fórmula aqui é bastante simples. Dessa maneira, o que fizemos foi somar o período trabalhado no turno da manhã ao período do turno da tarde. Na sua planilha, basta fazer o mesmo.
Para adicionar às outras linhas da coluna, basta clicar na setinha para baixo no menu “Preencher”, que fica na aba “Edição” da guia “Página Inicial”. Assim, o Excel irá calcular as horas automaticamente.
3. Inserindo horas extras e horas devidas à folha de ponto no Excel
E se os colaboradores da sua empresa têm o costume de realizar horas extras, como adicionar à planilha? Estas situações são corriqueiras, e o cálculo também é bem simples. Portanto, veja como adicionamos duas novas colunas:
Primeiramente, adicionamos uma com o expediente previsto de trabalho (neste caso, 6 horas). Além disso, também adicionamos o cálculo das horas extras, que nada mais é do que o total trabalhado menos o expediente previsto. Simples, não?
No entanto, nem sempre este é o caso. Há também casos em que os funcionários acabam trabalhando menos, no que chamamos de horas devidas. Sendo assim, também é indicado inserir isto na sua folha de ponto no Excel.
E isto também não é nada complicado. Por isso, adicionamos uma nova coluna relativa a este dado. Porém, para calcular, vamos tomar um outro caminho, que é exatamente o inverso do anterior: vamos subtrair o tempo de expediente das horas trabalhadas. Veja:
Note que sempre que não houver hora devida, irá aparecer somente vários “#”. Isto ocorre porque o Excel não considera horas negativas.
Agora, sua planilha está pronta! Basta adicionar novas linhas com o restante dos dias do mês. Ao final, se quiser, pode inserir igualmente uma linha adicional em que soma todas as horas extras e as horas devidas.
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