Você já ouviu falar da função substituir no Excel? Esta é mais uma daquelas funções que são pouco conhecidas pelos mais leigos, mas que, na prática, podem ser muito úteis para poupar tempo na hora das atividades do dia a dia.
Dessa maneira, é mais uma forma de automatizar as suas planilhas e que ajuda principalmente a lidar com as que são mais extensas. Assim, com esta função, podemos remover ou substituir caracteres específicos facilmente.
O que é a função substituir no Excel?
Existem algumas funções similares no Excel. Entre elas, podemos citar as funções =MUDAR e =SUBSTITUIR, que muitas vezes são confundidas, inclusive. De fato, em algumas situações elas até podem servir para o mesmo propósito, mas não é sempre assim.
No entanto, o foco desta publicação é somente na função substituir no Excel. Por isso, vamos começar descrevendo o que realmente significa essa fórmula. Nas próximas seções, então, você vai ver qual é a sua sintaxe e como utilizar a função substituir.
Pois bem, com relação ao que ela faz, ela é utilizada em cadeias de textos, onde insere um texto novo no lugar de um texto antigo. Ou seja, você deverá utilizar essa fórmula quando tiver o objetivo de substituir caracteres de texto dentro de uma cadeia.
Dessa maneira, digamos, por exemplo que você tenha feito o download de uma planilha com o sistema numérico inglês, em que as casas são divididas com pontos e vírgulas invertidas ao sistema brasileiro.
Assim, para um valor de mil dólares, você teria, na planilha baixada, US$ 1,000.00. Contudo, imagine que, para trabalhar nestes números, você precise transformá-los para o sistema o qual estamos mais habituados.
Dessa forma, com a função substituir no Excel, é possível alterar para US$ 1.000,00. Percebeu como é uma diferença aparentemente pequena, mas que na análise de dados pode fazer toda a diferença?
Outro exemplo é no cadastro e na formatação de dados, como de cartão de crédito, CEP ou de CPF dos seus clientes. Digamos que você tenha todos cadastrados com pontos e hífen, como é o habitual. Porém, precisa deles sem nenhum dígito que não seja numeral.
Portanto, uma alternativa simples e eficaz é utilizar a função substituir, em vez de passar linha por linha alterando manualmente. Isto simplifica e agiliza o trabalho.
Sintaxe da função substituir
Bom, até aqui você já deve ter entendido o que é e para que serve a função substituir no Excel. Basicamente, ela remove ou altera alguns caracteres específicos dentro das suas planilhas, ajudando na organização e no trabalho.
No entanto, você sabe qual é a sintaxe dessa função? Quais são os argumentos presentes dentro dela? Essa é uma conversa um pouco mais técnica, mas que também ajuda a compreender melhor como funciona.
Sendo assim, a sintaxe básica é =SUBSTITUIR(texto, texto_antigo, novo_texto, [núm_da_ocorrência]). Mas o que cada argumento significa?
- Texto: basicamente, a célula de texto é aquela em que está o texto que terá seus caracteres substituídos.
- Texto antigo: este, como indica o nome, é o texto que você deseja substituir.
- Novo texto: novamente bem explícito pelo nome, é o novo texto, aquele que será o substituto.
- Núm da ocorrência: se você tem mais de um caractere igual ao dos que deseja substituir e não quiser alterar todos, você deverá informar quais deverão ser substituídos a partir desse argumento.
O argumento núm_da_ocorência, diferentemente dos anteriores, é opcional. Portanto, é o único que você não precisa obrigatoriamente inserir, fazendo isso apenas se julgar necessário. Ou seja, se tiver mais de um dígito igual, mas se só quiser alterar um deles.
Passo a passo para aplicar
Assim como você já deve ter notado, a função substituir no Excel não é tão complicada assim. Agora, então, vamos ver o passo a passo na prática.
Primeiramente, vamos para um exemplo simples. Abaixo, coletamos alguns CEPs da Avenida Paulista, em São Paulo, como exemplo. Pense que você deseja retirar o traço deles, deixando apenas os números.
Para isso, basta utilizar a fórmula abaixo, seguindo a sintaxe que apresentei na seção anterior. Ou seja, primeiro vamos digitar =SUBSTITUIR no local em que irá o novo número. Depois disso, basta selecionar o CEP que desejamos alterar, o que desejamos substituir (“-“) e o que devemos inserir no lugar (nada, então “”). Como resultado, a fórmula fica igual à do exemplo da figura abaixo:
Agora, vamos a outro exemplo. Imagine que temos os números em uma configuração diferente daquela que desejamos, com vírgulas em vez de pontos. No entanto, note que há duas casas de vírgulas, mas só queremos separar o primeiro momento em que elas aparecem.
Por isso, aqui utilizaremos o [núm_da_ocorrência], que não precisou ser usado no exemplo anterior dos CEPs. Primeiro, iremos inserir a função normalmente, com o que queremos substituir (“,”) e pelo que (“.”).
Após isso, é hora de definir o [núm_da_ocorrência]. Como queremos que a vírgula só seja alterada na primeira vez em que aparece, vamos digitar 1. Então, a fórmula final fica assim: =SUBSTITUIR(B2;”,”;”.”;1).
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