Como dito no post anterior, hoje explicaremos um pouco mais como funciona a proteção e a segurança dentro do Microsoft Excel, pois ele possui inúmeras formas de proteger o seu trabalho, inserindo senhas, bloqueando acessos, habilitando somente leitura, entre outros. Aplicável as suas versões de 2007 a 2016 e Excel 2016 para Mac.
Opções disponíveis para proteger suas informações no Excel:
Nível de arquivo:
Refere-se à capacidade de bloquear o arquivo do Excel, especificando uma senha para que os usuários não possam abri-lo ou modificá-lo. Você tem algumas opções:
- Criptografia de arquivo: quando se escolhe essa opção, você deve especificar uma senha e bloquear o arquivo do Excel. Isso impede que outros usuários possam abri-lo.
- Definir uma senha para abrir ou modificar um arquivo: especifica uma senha para abrir ou modificar um arquivo. Use esta opção quando você precisar dar somente leitura ou editar o acesso a diferentes usuários.
- Marcar como Final: use esta opção se quiser marcar o arquivo do Excel como a versão final e quiser impedir outras alterações de outros usuários.
- Restringir acesso: se sua organização tiver permissões configuradas usando o gerenciamento de direitos de informação (IRM), você pode aplicar as permissões de IRM disponíveis ao seu documento.
- Assinatura digital: você pode adicionar assinaturas digitais para o seu arquivo.
* Para adicionar uma assinatura digital, é necessário um certificado válido de uma autoridade de certificação).
Nível de pasta de trabalho:
Você pode bloquear a estrutura da pasta de trabalho, especificando uma senha. Bloqueando a estrutura da pasta de trabalho impede que outros usuários possam adicionar, mover, excluir, ocultar e renomear planilhas.
Nível de planilha:
Com proteção de planilha, você pode controlar como o usuário pode trabalhar dentro das planilhas. Especificar o que exatamente o usuário pode fazer em uma planilha, lembrando que nenhum dos dados importantes de sua planilha são afetados. Por exemplo, você pode querer um usuário somente para adicionar linhas e colunas, ou somente classificar e usar o filtro automático. Quando a proteção da planilha estiver ativada, você pode proteger outros elementos como células, intervalos, fórmulas e controles ActiveX ou formulários.
Mas… Qual nível de proteção devemos utilizar?
Para controlar o nível de acesso que os usuários devem ter para um arquivo do Excel, use a proteção de nível de arquivo. Digamos que, você tenha um relatório de status semanais dos membros da equipe em um arquivo do Excel, e você não deseja qualquer pessoa fora da equipe possa se quer abrir o arquivo. Há duas opções disponíveis:
Se não quiser que outras pessoas possam abrir o arquivo: Você pode criptografar o arquivo, que é a técnica mais comum usada. Isso significa basicamente bloqueá-lo com uma senha e ninguém exceto você poderá abri-lo.
Se você deseja habilitar o acesso para somente leitura ou edição para diferentes usuários:
Talvez, você deseje que os gerentes da equipe possam editar o relatório de status semanais, mas os membros da equipe só devam ter acesso à somente leitura. Você pode proteger o arquivo especificando duas senhas: um para abrir e o outro para modificar. Posteriormente, você pode compartilhar as senhas apropriadas com a equipe (dependendo do acesso que a eles deve ser concedido).
- Para controlar como os usuários devem trabalhar com planilhas dentro de uma estrutura da sua pasta de trabalho, use a proteção de nível de pasta de trabalho. Digamos que, sua pasta de trabalho de relatório de status tem várias planilhas, e cada planilha é denominada por um membro da equipe. Você quer certificar-se de que cada membro da equipe possa adicionar dados à própria planilha, mas não poderá modificar qualquer uma das planilhas na pasta de trabalho, seja adicionando uma nova planilha ou percorrendo planilhas na pasta de trabalho.
- Para controlar como os usuários devem trabalhar dentro de uma planilha individual, use o nível de planilha para proteção. Digamos que cada planilha na sua pasta de trabalho de relatório de status contém dados que são comuns a todas as planilhas, como linhas de cabeçalho, ou um layout de relatório específico, e você não quer que qualquer pessoa possa alterá-lo. Protegendo sua planilha, é possível especificar que os usuários só possam realizar funções específicas em uma planilha. Por exemplo, você pode dar aos usuários a capacidade de inserir dados, mas impedi-las de excluir linhas ou colunas, ou apenas inserir hiperlinks ou classificar os dados.
Pode-se utilizar um ou mais níveis de proteção para seus dados do Excel variando das necessidades da sua organização. Você pode optar por usar todas as opções disponíveis ou uma combinação das delas, até obter o nível de segurança desejado para os seus dados do Excel. Por exemplo, você pode optar por criptografar um arquivo compartilhado, ou mesmo, habilitar a proteção de pasta de trabalho e planilha enquanto estiver usando apenas proteção da planilha em uma pasta de trabalho pessoal, apenas para que acidentalmente não exclua nenhuma fórmula.
