Algumas dicas de Excel podem ajudar a aumentar a sua produtividade e a otimizar o seu trabalho, seja ele qual for. Essa ferramenta pode ser utilizada de uma forma muito mais apurada do que a maioria das pessoas conhece ou faz.
Dessa forma, existem algumas dicas de Excel que realmente vão ajudar você a ganhar tempo e a alcançar melhores resultados. Portanto, se você deseja conhecê-las, siga lendo!
1. Saiba usar a transposição avançada
Saber utilizar alguns recursos específicos pode fazer toda a diferença no seu trabalho. Com isso, as principais dicas de Excel dizem respeito a esse fator.
A primeira delas é algo que você talvez não tenha ouvido falar ainda: a transposição avançada. Em linhas gerais, o que ela faz é possibilitar que linhas sejam convertidas em colunas ou que colunas sejam convertidas em linhas.
Assim, ao fazer esse trabalho, ela também vincula os dados da tabela em questão. Por isso, as modificações que forem realizadas nos itens serão replicadas normalmente. Para fazer corretamente essa primeira das dicas de Excel, siga os passos abaixo:
- Selecione as células que devem ser transpostas;
- Enquanto as células estão marcadas, digite a função =TRANSPOR(X:Y) e dê enter. O valor correspondente a X é a primeira célula selecionada na parte superior esquerda, enquanto Y equivale à última da parte inferior direita.
- A transposição deverá ocorrer normalmente.
2. Dicas de Excel: Use as teclas de atalho
Saber utilizar corretamente as teclas de atalho é outra recomendação que faz parte das nossas dicas de Excel. Por mais simples que pareça, a maioria das pessoas não conhece sequer as teclas para os recursos que mais utiliza no dia a dia.
Por isso, é bom que você vá aprendendo, pois isso economiza tempo. No entanto, não precisa ficar em frente ao espelho memorizando as teclas.
Em vez disso, basta copiar em um papel e deixá-lo em cima da mesa para consultar sempre que for preciso. Você vai ver que, com o passar do tempo, aquelas teclas mais comumente utilizadas vão ser gravadas com facilidade.
- Page Down e Page Up: servem para mover a tela para cima ou para baixo;
- Alt + Page Down e Alt + Page Up: servem para mover a tela para as laterais;
- Tab: muda a seleção da célula para a que está à esquerda;
- Shift + Tab: move a seleção da célula para a direita
- Home: a célula selecionada passa a ser a primeira da coluna;
- Ctrl + Home: a célula selecionada passa a ser a do início da planilha;
- Ctrl + End: a célula selecionada passa a ser o último dado presente na planilha;
- Ctrl + L: recurso Localizar e Substituir;
- Ctrl + G: abre a caixa de “Ir para”;
- Ctrl + B: salvar;
- Ctrl + Setas: as células selecionadas são as das pontas de onde há dados na planilha.
3. Dicas de Excel: aprenda mais fórmulas e funções
Assim como as dicas de Excel anteriores, essa aqui também serve para ganhar tempo. Dessa maneira, caso você aprenda algumas fórmulas essenciais, vai conseguir de fato otimizar o seu trabalho no software.
Nesse caso, temos alguns exemplos que você pode conhecer aqui no blog. Veja abaixo uma lista de algumas indicadas:
- PROCV: permite localizar dados na forma de intervalos ou nas linhas da tabela, como em bancos de dados básicos.
- Concatenar: função que é mais utilizada em formulários, permitindo a alteração de valores ou títulos automaticamente.
- Macros: basicamente, permitem a automatização de alguns elementos, como códigos de programação.
- Soma entre planilhas: é uma das dicas de Excel que permite a interação automática entre diferentes planilhas.
- SE: ajuda a contar a ocorrência de critérios.
- SE (IF): faz uma comparação lógica entre valores.
- Droplist: as listas suspensas melhoram a organização, dando opções predeterminadas de escolha.
- Formatação de dados: informações como CPF, RG, CNPJ e telefone podem ser formatados de forma otimizada do jeito certo.
Note que essas dicas de Excel são básicas e existem muitas outras. Assim, aprender o simples já deve ajudar de início, mas sempre há margem para progressão.
4. Dicas de Excel: utilize mais gráficos
Nossa quarta entre as dicas de Excel é relacionada para aqueles que utilizam o software para a análise de dados e para a tomada de decisões. Assim como você vai ver agora, utilizar gráficos pode ajudar bastante.
Quando se trabalha com muitos dados, eles podem ficar confusos e difíceis de entender. Criar gráficos permite organizar isso visualmente, permitindo entender sob uma nova perspectiva. Por isso é tão recomendado.
No entanto, não é qualquer tipo de gráfico que sabe. Afinal, cada ocasião e cada tipo de dado têm um tipo de gráfico com o qual combinam mais. Há dicas de Excel sobre isso no próprio programa.
5. Automatize o máximo que puder
Até aqui, nossas dicas de Excel salientaram alguns pontos importantes sobre como otimizar o seu trabalho, certo? Além da apresentação visual dos dados, que mencionamos acima, outra forma de melhorar seu rendimento é fazendo mais em menos tempo.
E, nesse caso, o que mais ajuda é automatizar tarefas. Para isso, existem algumas funções importantes, como algumas das que citamos anteriormente. Uma boa ideia é criar macros específicas para cumprir etapas mais simples e repetitivas.
6. Procure treinamentos para se aprimorar
Continuar se aprimorando é sempre uma saída importante para melhorar ainda mais a qualidade do seu trabalho e a sua produtividade. Além disso, em treinamentos você certamente terá dicas de Excel ainda mais valiosas.
Para seguir essa ideia, te convido a conhecer a Green! Possuímos alguns treinamentos, como o MS Excel 2019 Essencial e o MS Excel 2019 Avançado. Venha conhecer!
