Trabalhar com planilhas é uma atividade cotidiana de cada vez mais pessoas. Isso acontece por necessidade no trabalho ou até mesmo para organizar melhor a vida particular. Neste sentido, aprender como formatar dados no Excel é essencial.
Digamos, por exemplo, que você precise criar uma tabela de clientes em que coloque CPF/CNPJ, CEP, telefone e outros… Como configurar isso para que sua planilha não fique uma bagunça? Pré-selecionar a formatação ajuda (e muito) a ganhar tempo. Saiba como!
Por que formatar dados no Excel?
Bom, seguindo a linha do que foi dito na introdução, formatar dados no Excel pode ser bastante benéfico. Este software permite que você execute uma série de funções e realize ações que ajudam na automatização.
Dessa maneira, a vantagem mais preponderante é que ajuda a ganhar tempo. Assim, a partir do momento em que você deixa uma formatação pré-selecionada em uma coluna, por exemplo, qualquer coisa que você preencher lá já vai se adaptar automaticamente.
Vamos supor que você queira cadastrar os CNPJ dos clientes da sua empresa. Concorda que é chato e trabalhoso ter que ficar digitando os pontos e as barras no meio dos números? A partir do momento que você já deixa pré-formatado, é só digitar a numeração sem se preocupar.
Portanto, toda a sua tarefa se torna mais rápida e simples. Desse modo, inserir as informações na sua planilha não corre o risco de perder a formatação, além de aumentar a sua produtividade no trabalho.
No entanto, infelizmente nem todos esses formatos são nativos ao Excel, embora alguns sejam. Isso quer dizer que você deve aprender a configurá-los. A boa notícia é que isso é fácil, desde que você aprenda o caminho. É isso o que você vai ver na próxima seção.
Tipos de dados para formatação
Quais são os dados que você costuma trabalhar? Como formatar dados no Excel tendo essas informações em mente? Assim como você vai aprender agora, o caminho é sempre o mesmo, basta você entender a lógica e os comandos por trás.
Para começar, siga esse passo a passo:
- Selecione as células que você deseja inserir a formatação.
- Clique com o botão direito e vá em Formatar Células ou segure as teclas Ctrl e 1 que a aba deverá abrir normalmente.
- A janela que deverá se abrir é igual a que está disposta abaixo.
Note que já há algumas opções de personalização disponíveis. Então, elas são Número, Moeda, Contábil, Data, Hora, Porcentagem, Fração, Científico, Texto e Especial. Por certo, cada uma tem a sua serventia. Além disso, existem diferentes formatações e personalizações dentro de cada uma, que você pode descobrir mexendo.
Porém, o que importa aqui é que esse é o caminho básico para qualquer tipo de formatação no Excel. Por isso, grave essa imagem na sua cabeça, pois é a partir dela que você deverá fazer todo o restante que vamos falar agora.
Como formatar CPF e CNPJ no Excel
Uma das perguntas mais comuns é relativa à formatação de dados como CPF e CNPJ. Lembra-se da imagem acima, na aba Formatar Células? Pois bem, volte a ela.
Agora que você está lá, na Categoria selecione Personalizado. Então, uma vez feito isso, olhe para o lado direito da janela, na seleção do Tipo. Clique onde está escrito Geral, visto que é lá que iremos editar.
Assim que você tiver feito isso, basta editar colando o padrão de exibição de CPF ou CNPJ:
- Para inserir um formato de CPF no Excel, basta colar o código 000″.”000″.”000-00
- Por outro lado, se deseja inserir um CNPJ, digite ” “00”.”000″.”000″/”0000-00
- Ainda, é possível colocar também RG, que deve ser no seguinte formato: 00″.”000″.”000″-“00
Formatar no Excel CPF, RG e CNPJ é algo bastante comum quando falamos de cadastros. Portanto, acredito que esse ensinamento será bastante útil. Contudo, tem mais.
Como formatar telefone no Excel
Sem mais delongas, volte à aba de Formatar Células sobre a qual falamos lá no início. Lembra-se de que falei que ela era o ponto inicial para tudo? Portanto, para o cadastro de telefone ela também é crucial.
Neste caso de formatar dados no Excel, existem duas opções de código. Veja e escolha a que se encaixa nas suas necessidades:
- Formato de 8 dígitos com DDD: (##) ####-####
- Formato de 9 dígitos com DDD: (##) # ####-####
Como formatar cartão de crédito no Excel
Mais uma alternativa de formatar dados no Excel é relativa ao cartão de crédito. Da mesma forma que nos outros, existe um código específico a ser colado no Tipo, que é o seguinte: ####”-“####”-“####”-“#### .
Como formatar CEP no Excel
Assim como nos casos anteriores, formatar dados no Excel para o cadastro de pessoas e empresas também está normalmente relacionado ao CEP. Porém, neste caso vamos ter uma pequena mudança.
Na aba de Formatar Células, em vez da categoria Personalizado, vamos utilizar a categoria Especial. Então, quando você estiver nela, basta selecionar o formato CEP+3 e tudo estará pronto.
Os códigos podem ser complicados, mas basta uma simples consulta para relembrar. Por isso, sempre que precisar volte a este post!
Além disso, para aprender ainda mais sobre Excel, conheça os treinamentos da Green Tecnologia!
